Email in ritardo o email mai arrivate, di chi è la colpa?

Grandissimo tema di attualità nella gestione quotidiana delle email. Di chi è la colpa per email mai arrivate o nel caso di email in ritardo?

Sono questioni che sento quasi quotidianamente.

Come è possibile che ho mandato un’email stamattina alle 10 ed è arrivata alle 13?

Questa è la classica domanda, che poi viene virata in diverse modalità accusando mittente o destinatario di averla mandata in ritardo, di non averla letta, di non averla ricevuta e via di questo passo.

Perché arrivano email in ritardo?

In primo luogo, mi duole dirlo, queste cose succedono perché in pochissimi sanno come effettivamente funziona la posta elettronica.

Tutti sanno usare Outlook o un qualsiasi client di posta elettronica ma, al di là di sapere come si crea un’email e si spedisce al destinatario, tutto quello che succede dietro le quinte è assolutamente ignoto.

Questo provoca una ridda di speculazioni su quello che può essere o non può essere successo; speculazioni che il più delle volte non sono suffragate da alcun elemento tecnico concreto per affermare con sicurezza che la causa è esattamente quella che si pensava.

Il fatto è che in molti quando vedono che la loro email è nella cartella della posta inviata

automaticamente danno per scontato che il destinatario l’abbia già ricevuta, ma non è così assolutamente.

Ho personalmente ascoltato e assistito persone che mi dicevano che la causa di un’email in ritardo o mai arrivata era dovuta al fatto che il computer del destinatario non era acceso!

Ma torniamo al nocciolo della questione sul fatto che un’email possa arrivare in ritardo o non arrivare per niente.

Partiamo dal fatto che questo è del tutto normale. Nonostante normalmente il tempo di consegna di un’email sia minimo – e infatti nel 95% dei casi l’email arriva pochi secondi dopo essere stata spedita – c’è sempre un 5% dei casi in cui ci sono o possono esserci ritardi oppure l’email non arriva del tutto.

Quindi occorre che ti metti una cosa importante in mente.

Non c’è alcuna garanzia che, se spedisci un’email, questa arrivi entro un tempo determinato al destinatario.
Non c’è neppure la garanzia che l’email arrivi!

Questo per dirti di metterti il cuore in pace e non fare troppo affidamento su di un mezzo che, di solito, è affidabile ma che non da alcuna garanzia.

Cosa fare per le email importanti

Se devi inviare un’email importantissima o che deve essere spedita o ricevuta entro una determinata data e/o ora, i casi sono tre

1. la spedisci con sufficiente anticipo
2. chiami il destinatario e ti fai dare conferma di averla ricevuta
3. ti fai dare una conferma di ricezione via email chiedendo di rispondere alla tua.

l’ipotesi 3 è quella da utilizzare.

Chiaro che la 3 è fastidiosa e porta via tempo, ma purtroppo è l’unica possibilità.

Una raccomandazione IMPORTANTISSIMA!

Non, ripeto, NON usare la ricevuta di ricezione di Outlook di cui ho parlato approfonditamente in un articolo qui sul blog.

Non è di nessuna utilità, funziona solo con Windows e non ha alcun valore per determinare se un’email è stata ricevuta perché il destinatario può decidere se dare o meno questa conferma.

Riassumendo.

• se l’email è importante chiedi un cenno di conferma di ricezione facendoti rispondere alla tua stessa email
• non dare mai per scontato che se spedisci un’email questa arrivi al destinatario
• non dare neppure per scontato che gli arrivi dopo pochi secondi dalla spedizione.

È del tutto inutile rimbalzarsi la colpa tra mittente e destinatario senza avere degli elementi tecnici a supporto per capire cosa è successo. Facendo un’analisi si può capire o almeno cercare di capire come mai l’email non è arrivata o è arrivata in ritardo, ma senza non è possibile fare nulla se non ipotesi infondate.

Ti consiglio di leggere anche perché un’email arriva in ritardo oppure quali sono i motivi per cui un’email non arriva.

Un altro articolo interessante è quello che ti spiega come sapere se un’email è stata letta; niente con valenza legale, sia chiaro, ma almeno puoi capire se un’email è stata ricevuta.

Casistiche varie sulle email in ritardo

1. Il mittente ha scritto l’indirizzo del destinatario sbagliato. In teoria dovrebbe tornare un messaggio di errore che dice che il destinatario non è stato trovato.
2. L’email esiste ma corrisponde a un’altra persona quindi non ti tornerà mai un messaggio di errore. Vuoi scrivere a [email protected] e invece scrivi a [email protected] ma questo indirizzo email esiste e quindi l’email va alla persona sbagliata e non ci sono errori.
3. Il mittente ha problemi di rete o non ha connessione internet. Per qualche motivo la posta va nella cartella della posta inviata e quindi per lui è inviata ma in realtà ce l’ha lì ferma e a te non arriverà mai.
4. Il destinatario ha problemi di configurazione o di rete o di connessione e quindi non è in grado di ricevere la tua email.
5. Hai spedito un allegato non supportato o troppo pesante. Non puoi spedire un .exe, per esempio, oppure il destinatario ha una policy aziendale che impedisce la ricezione di allegati di Word o Excel causa possibili virus.

Approfondimenti

• client di posta elettronica
• avviso di lettura email
• perché un’email arriva in ritardo
• perché un’email non arriva
• come sapere se un’email è stata letta