Backup email • Tutto sulla posta elettronica

Secondo te è importante il backup email o è una cosa di cui non ti devi preoccupare? Secondo me il backup è sempre fondamentale, a meno che dei tuoi dati ti interessi poco oppure che poco ti importi di perderli.

Cosa è il backup

Il backup è quell’attività che permette di avere una copia dei propri dati in un luogo o su un supporto diverso da quello dove sono conservati normalmente. In questo modo se il supporto dove i dati stanno – di solito il disco del computer – si rompe, i tuoi dati sono al sicuro e li puoi recuperare.

Ovviamente puoi decidere tu quali dati backuppare. Puoi fare il backup di tutto il disco fisso oppure solo dei dati che ti interessano.

Fare il backup di tutto il disco fisso può essere una soluzione ma in questo modo ti porti dietro nel backup anche un sacco di files di sistema, preferenze e applicazioni che solitamente non ti interessano perché sia il sistema operativo che le applicazioni possono essere installate di nuovo senza alcun problema. Ha però il grosso vantaggio che se quando recuperi il backup recuperi tutto il tuo computer con le tue applicazioni, configurazioni, settaggi, documenti e così via.

Solitamente si fa il backup della cartella dei documenti, quella che, se sei ordinato, contiene tutti i documenti che ti interessano. Se invece i dati li hai sparpagliati in ogni dove allora la situazione è più complessa perché devi innanzitutto ricordarti dove li hai messi e poi selezionarli per il backup.

Sostanzialmente o fai ordine e metti tutti i documenti in un’unica cartella, oppure fai il backup di tutto il disco e risolvi il problema.

Come fare il backup email

Quello di cui molti non si rendono conto è che facendo il backup della sola cartella documenti, lasci fuori quasi sicuramente le email che sono conservate in locazioni specifiche sul tuo disco e solitamente non si trovano nella cartella dei documenti.

Vediamo i vari casi e cosa consiglio di fare. Ti dirò quello che, in base alle mie esperienze, ti consiglio di fare e non tutti i sistemi possibili e immaginabili per fare il backup perché mi dilungherei troppo e lascerei di sicuro fuori qualcosa.

SEZIONE 1

A – Usi un client di posta?

Se usi un client di posta elettronica allora passa oltre perché occorre distinguere a seconda che tu usi un PC Windows o un Apple Macintosh e al protocollo che usi. Passa alla SEZIONE 2.

B – Usi la webmail?

Se usi solo la webmail non devi preoccuparti di fare il backup email perché tutte le tue email sono sui server del provider. Se per esempio usi Gmail – ma anche Outlook o Yahoo o Yandex tanto per fare un esempio – sarà Google a occuparsi dei backup e difficilmente perderai qualche dato anzi, lo ritengo quasi impossibile.

SEZIONE 2

A – Usi il protocollo IMAP?

Ho spiegato in questo articolo cos’è il protocollo IMAP ma in sostanza con IMAP tutte le tue email stanno fisicamente sul server del provider e il tuo client di posta elettronica te le fa solo vedere. In questo caso le tue email sono al sicuro e in teoria puoi anche evitare di fare il backup email.

B – Usi il protocollo POP3?

Se usi POP3 il tuo computer scarica tutte le tue email e le cancella dal server quindi se si dovesse rompere rischi di perderle tutte. In questo caso è fondamentale fare un backup. Passa quindi alla SEZIONE 3.

SEZIONE 3

A – Backup email su Apple MacOS

Come detto prima, se usi Apple MacOS e la tua posta è configurata in IMAP, puoi anche evitare di fare il backup della posta, ma con il sistema di Apple è talmente semplice fare il backup che è quasi un peccato non farlo.

Tutti i sistemi Apple Macintosh con MacOS hanno una funzionalità comodissima che si chiama Time Machine. Time Machine è un software di sistema di Apple che permette di fare il backup di tutto il disco fisso del computer su un supporto esterno.

Non c’è nulla da configurare o selezionare. Attivi Time Machine, gli dici su quale disco può fare il backup e lo lasci lavorare. Ogni ora farà un backup e lo manterrà aggiornato così puoi stare sicuro di non perdere nulla perché in questo backup ci sarà anche tutta la tua posta elettronica.

B – Backup email su Windows

Purtroppo per Windows non c’è un sistema come Time Machine ma anche in questo caso vale lo stesso discorso. Se hai la posta configurata in IMAP non c’è alcun bisogno di fare il backup.

Ho trovato in rete un sacco di articoli che ti spiegano come fare il backup di Gmail o Yahoo o Outlook ma li trovo ridicoli perché semplicemente non serve assolutamente a nulla fare il backup di questi servizi. Ci pensano già i provider a fare i backup e non c’è alcun bisogno che lo faccia tu.

Detto questo, il software che ti consiglio è EaseUS in versione gratuita. Ti permette di fare il backup di tutto quello che vuoi a livello di cartelle sul disco, ma ti permette di fare il backup anche di tutto il disco completo – un po’ come Time Machine – su un supporto esterno, così sarai sicuro di avere il backup anche della posta elettronica. È in inglese ma molto semplice.

Il backup di Gmail, Outlook, Yahoo, Yandex e altri

Come ho detto prima, ho trovato su internet un sacco di articoli che spiegano come effettuare il backup della posta con questi servizi ma sinceramente ritengo questi articoli del tutto fuorvianti perché, in questi specifici casi, fare il backup è del tutto inutile.

Lo è perché non ho mai sentito nessun caso di perdita di dati su uno di questi servizi a causa di un problema di Google, Microsoft, Yahoo o Yandex.

È vero che queste aziende offrono anche il servizio gratuito ma è altrettanto vero che hanno delle infrastrutture tali da prevenire ed evitare questi problemi, a meno di eventi veramente eccezionali.

Concordo sul fatto che la posta da uno di questi servizi la puoi controllare in webmail ma anche in IMAP oppure in POP3. In questo ultimo caso di solito la posta viene cancellata dal server dopo averla scaricata ed è ovvio che, risiedendo solo sul tuo computer, se succede qualcosa a quest’ultimo la posta va persa, ma non è certo colpa del servizio.

Se quindi tu usi la posta con Gmail, Outlook, Yahoo o Yandex solo in webmail, non hai alcuna necessità di fare il backup.

Conclusioni

Sostanzialmente ecco le regole che consiglio di seguire

Non è necessario fare il backup se:

usi la posta solo in webmail e questo vale anche per Gmail, Outlook, Yahoo, Yandex se usati solo in webmail cioè se non scarichi e cancelli la posta dal server.
usi un client di posta configurato in IMAP

Il backup email va invece effettuato sempre se:

usi un client di posta configurato in POP3

Fai attenzione perché io qui parlo SOLO di backup della posta elettronica. Sono fermamente convinto che il backup vada effettuato sempre per preservare i tuoi dati ma in questo blog parliamo della posta elettronica e quindi mi sono concentrato solo su di essa.

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