Mail è un ottimo programma per la gestione della posta elettronica su OSX, ma gli mancherebbero alcune funzionalità che sarebbe molto comodo avere. MailButler colma questo vuoto aggiungendo moltissime funzioni a Mail e rendendolo uno strumento di lavoro ancora più utile.
La cosa più interessante è che molte di queste funzioni sono disponibili gratuitamente. MailButler infatti permette di scaricare una versione gratuita, una Professional e una denominata Business con ancora più funzioni particolarmente incentrate sul mondo del business in generale. A parte la versione gratuita, i costi delle altre due sono più che accettabili a mio parere per il servizio che viene fornito.
Delle funzioni che vengono aggiunte già nella versione free, ritengo che le più interessanti siano di sicuro
- L’upload automatico dell’allegato su uno dei servizi cloud come DropBox, Google Drive e altri. In pratica nelle preferenze dici a MailButler che se l’allegato supera una determinata soglia in megabytes, questo deve essere gestito tramite il Cloud. Devi ovviamente avere un account DropBox o similare (ne supporta parecchi) e, quando invierai un allegato corposo, MailButler caricherà su questo servizio automaticamente l’allegato e invierà l’email al tuo destinatario con un link per poterlo scaricare. Comodissimo, ti permette di risparmiare banda e di non intasare la casella dei tuoi destinatari.
- La rimozione automatica dalle mailing list. In pratica su ogni email che arriva da una sottoscrizione, appare un pulsante cliccando il quale potrai disiscriverti da quella mailing list. Comodissimo in diverse occasioni anche se non sempre funziona.
- Il ricordo dell’allegato. Se menzioni un allegato in un’email e poi ti dimentichi di inserirlo, MailButler te lo ricorda.
- La pausa nella ricezione. In pratica, pur tenendo aperto Mail, puoi mettere “in pausa” l’arrivo di nuove email per poterti concentrare, magari, sulla scrittura di una risposta o cose del genere.
Le funzionalità avanzate sono gestite in maniera molto intelligente. Il piano gratuito ha la possibilità di usare alcune di queste funzioni ma in modo limitato nel tempo. Ogni funzione è considerata un’azione e nel piano free si ha un numero limitato di azioni mensile, dopodiché la funzione non è più utilizzabile fino al mese successivo.
Esempio di queste funzioni avanzate, presenti nel piano Professional che è quello che ritengo più equilibrato, a meno che non ti servano funzionalità ancora più avanzate, sono
La schedulazione delle email. La possibilità di spedire un’email in una specifica data futura; funzione per me interessantissima anche solo da usare come promemoria nei confronti di un cliente tipo “Ehi, ricordati della scadenza di pagamento” programmata per la fine del mese successivo.
Lo snoozing di una o più email. Snooze è la funzione che ha sicuramente la tua sveglia che permette di ritardare il successivo allarme. Stessa cosa la puoi fare con le email per nasconderle temporaneamente e farle apparire dopo il tempo che decidi tu.
Il tracking dell’apertura delle email! Solo questa funzione vale il prezzo. Ne avevamo parlato tempo fa, era una soluzione che funzionava sicuramente ma non era integrata in mail e non era del tutto trasparente. Questa è integrata in Mail e funziona alla perfezione aggiungendo questa interessantissima funzione che vi avvisa quando il destinatario ha letto l’email.
La gestione delle firme. Sono disponibili templates molto belli che vanno solo riempiti con i tuoi dati ed eventuali immagini. Sistema molto più elegante e facile che non gestire le firme in html in Mail.
I template per le email. Se spesso mandi email identiche dove cambia solo il contenuto in alcune parti, questa funzione ti permette di salvare il template e poi cambiare i dati relativi e inviare l’email senza rifare tutto da capo ogni volta.
I To Do o le cose da fare. Se ti arriva un’email che implica un’azione da parte tua, puoi creare un To Do da questa email tramite Wunderlist, Todoist o One Note in modo che il tuo smartphone ti ricordi automaticamente di quello che devi fare. Spettacolare!
Le features della versione business che ritengo invece più interessanti sono il tracking dei link e degli eventuali download inseriti nell’email e molti più dettagli di tracking rispetto alla versione professional. Ecco un esempio delle info di tracking che indicano ora di lettura, click sui link, IP del ricevente e sistema utilizzato. Utilissimo in molte occasioni davvero.
Un’altra funzione utile è la possibilità di avere ulteriori informazioni sul mittente che MailButler reperisce sui social e in giro su internet e anche la possibilità, usando il template designer, di crearsi delle firme personalizzate a piacimento.
Se hai l’abbonamento alla versione Business Team, dove più persone nella tua azienda lo usano, avrai accesso ad altre funzioni avanzate come la Task Delegation che ti permette di settare un To Do per un tuo collaboratore in base a un’email ed essere avvertito quando il compito è stato eseguito.
Ti consiglio di verificare tutte le funzionalità sul sito di MailButler e ti ricordo che è in italiano, quindi nessun problema anche se non sai l’inglese, e il supporto è sempre pronto ed efficace nel caso tu debba chiedere ulteriori informazioni.
Clicca sul pulsante qui di seguito per andare direttamente sul sito e scaricare la versione gratuita; potrai così capirne il funzionamento e decidere se è o meno il caso di passare alla versione Professional o Business.