Gmail, come ho avuto modo di dire, è il migliore sistema di webmail e provider di account email gratuiti. Vediamo ora il backup Gmail.
Dove risiede Gmail?
Gmail, come potrai immaginare, è un servizio che risiede nel cloud, sui server di Google ed è assolutamente sicuro. Google ha un’infrastruttura e dei sistemi di sicurezza che rendono praticamente impossibile perdere i tuoi dati.
Con Gmail la tua posta non è sul tuo computer ma nel cloud – sui server di Google – e quindi in teoria non sarebbe necessario fare il backup.
Cos’è il backup
Il backup di solito si fa proprio come sistema di sicurezza per evitare di perdere i dati. Se tu hai tutta la tua posta sul tuo computer e questo si rompe o ti viene rubato e tu non hai il backup, tutti i tuoi dati – le tue email – sono andate perse irrimediabilmente, per non contare anche tutti i tuoi documenti o immagini o filmati.
Perché fare il backup Gmail
Qualcuno me lo ha chiesto perché anche se sai che i tuoi dati sono al sicuro nel cloud, non li hai fisicamente in un luogo tuo e che conosci; sono nel cloud, su server di altri e tu non ne sei fisicamente in possesso.
E quindi in molti vogliono comunque tenersi tutte le loro email in locale, su un disco, sul proprio computer o da qualche parte diversa dai server di Google, perché sono convinti così di possederli definitivamente.
Non sta a me giudicare se fanno bene o meno. Personalmente la mia posta di lavoro è tutta salvaguardata da più di un backup ma non tutte le caselle Gmail che possiedo perché, usandole marginalmente per lavoro, non contengono dati così importanti da giustificare un backup e ho fiducia in Google (o magari non dovrei), però è giusto che ognuno faccia quello che ritiene meglio per sé stesso e i suoi dati.
Ho alcune caselle Gmail con dati molto importanti che comunque sono backuppate periodicamente e ora ti spiego perché.
Prima però c’è un’altra ragione ancora più importante.
Il rischio del furto di password e il backup Gmail
Considerando come le persone impostano le loro password e considerando che gli attacchi sono sempre più pesanti e frequenti, potrebbe anche succedere di vedersi rubata la password di accesso a Gmail e non riuscire più ad accedere al proprio account.
Probabilmente, chiamando Google, prima o poi riusciresti a tornare in possesso dell’account ma non è detto e comunque i tempi sono lunghissimi.
Oppure potrebbe succede che qualcuno penetri nella tua casella Gmail e cancelli per dispetto tutte le tue email (già successo più di una volta a persone che conosco). E in questo caso tu avresti perso tutte le tue email in un colpo solo. Non puoi biasimare Google per questo ma solo te stesso per avere usato una password semplice.
Quindi fare il backup di Gmail è fondamentale e non tanto perché Google non è sicuro, quanto perché qualcuno potrebbe avere accesso non autorizzato al tuo account e cancellare tutto. In ogni caso ti consiglio sempre di mettere in sicurezza il tuo account Google con uno dei metodi che vedi negli approfondimenti,
Come fare il backup di Gmail
Esistono tre modi per fare il backup di Gmail, due gratuiti e uno a pagamento, anche se il costo è molto contenuto.
Usare Google Teakeout per fare il backup di Gmail
Takeout è il servizio gratuito di Google che ti permette di esportare tutto il contenuto del tuo account Google quindi, oltre a Gmail, anche le foto, per esempio, le App, i calendari, i preferiti e le impostazioni di Chrome e via di seguito. Fortunatamente puoi scegliere cosa esportare.
Vai quindi su Google Takeout, fai il login con l’account Google dove hai la tua casella Gmail e seleziona solo la posta
così da esportare solo le email. Puoi anche scegliere di esportare solo alcune email oppure tutte.
Clicca su Passo successivo e ti appariranno una serie di scelte
L’invio per email del link per il download è la scelta standard, ma puoi anche aggiungere tutto il backup a Google Drive, Dropbox, OneDrive o Box. Scegli la soluzione standard perché il file può essere veramente grande. Tieni presente che Google ti da 15Gb di spazio su Gmail quindi il backup potrebbe arrivare a queste dimensioni.
Puoi puoi scegliere di esportare il backup una sola volta oppure ogni due mesi per un anno e questo potrebbe essere interessante se vuoi avere più di un backup nel tempo.
Poi puoi scegliere il formato dell’archivio di backup. Zip è sicuramente quello più compatibile.
Infine le dimensioni dell’archivio da 2Gb fino a 50Gb. Se hai un Mac non avrai problemi anche con gli archivi più grandi ma se hai una macchina Windows non recente, ti consiglio di restare sui 2Gb. Se la casella occupa più spazio, il backup verrà diviso tra più archivi.
Alla fine clicca su Crea Esportazione e sei a posto.
Tutti i messaggi saranno esportati in formato MBOX quindi compatibile e leggibile da qualsiasi client di posta.
Backup Gmail con un client di posta elettronica
Un’altra possibilità è quella di utilizzare un qualsiasi client di posta elettronica come Thunderbird, Apple Mail, Posta di Windows 10, Outlook o altri, configurarlo per andare a leggere la tua casella Gmail (una cosa praticamente automatica cliccando nuovo account e selezionando Gmail come provider) e il client ti scaricherà tutte le email e tutti gli allegati.
Avrai così copia di tutte le tue email sul tuo computer e se farai partire il client periodicamente, questo si copierà in locale le tue email tutte le volte.
Sistema comodo, veloce e pratico ma considera che tutte le email copiate da Gmail occuperanno spazio sul tuo computer.
Ricorda anche che se non hai un computer ma solo un tablet o uno smartphone, non potrai farlo perché tablet o smartphone non si copiano in locale le email proprio per questioni di spazio.
Backup Gmail con un software specifico
Esiste anche un software fatto per Windows e MacOS che ti permette di fare il backup in modo semplice e veloce. Permette di esportare le email in tutti i formati standard ma anche di esportare tutte le email come files pdf, un sistema interessante per archiviarle tutte anche se, in caso di molte email, ti troverai un sacco di pdf archiviati.
Trovi il link per scaricare Systools Gmail backup negli approfondimenti
Conclusioni
Considerando che Takeout è di Google ed è gratuito direi che è il sistema migliore.
Se normalmente usi Gmail con un client di posta qualsiasi, allora il backup in locale lo stai già facendo.
Dove risiede Gmail
Video in inglese che ti spiega cosa sono i Data Center di Google e dove risiedono i dati che stanno nel “cloud”.
Approfondimenti
- Google Takeout
- autenticazione a due fattori per Gmail
- come proteggere la casella Gmail
- cos’è l’autenticazione a due fattori
- cosa sono gli archivi compressi .zip
- cos’è un client di posta elettronica
- client di posta alternativi
- scarica Systool Gmail backup