È necessario fare delle precisazioni sulla capienza casella PEC per evitare fraintendimenti o spese non giustificate.
Abbiamo visto in passato che tutte le caselle email hanno delle capacità specifiche; si va dai 15Gb di Gmail, a quella virtualmente illimitata di Outlook, ai 1000Gb di Yahoo e così via.
La capacità è importante perché le email vengono usate quotidianamente per lavoro e non ci devono essere troppi paletti che costringono a svuotare la casella ogni momento perché non ci sta più nulla.
Normalmente la capienza di una casella PEC è di 1Gb che possono sembrare pochi se paragonati ai 15Gb o ai 1000Gb, ma in realtà sono più che sufficienti per qualsiasi libero professionista o azienda che non debba, per lavoro, mandare o ricevere PEC in continuazione.
Ma la PEC è differente.
Molti assimilano la PEC alla casella email normale ma non è affatto così. La casella email normale la usi per tutte le comunicazioni mentre la PEC la usi solo ed esclusivamente se devi inviare una comunicazione
- ufficiale
- che abbia una data certa di invio
- a un corrispondente che abbia una casella PEC
Poiché la PEC è assimilabile a una raccomandata, non la usi tutti i giorni, non la usi se devi scrivere a una casella che non è PEC, non la usi per scrivere ai tuoi amici o clienti o fornitori, a meno che tu non debba inviare una comunicazione che abbia valore legale, come una raccomandata.
1Gb possono essere tanti oppure pochissimi a seconda del lavoro che svolgi. Ho visto persone con necessità di caselle PEC con capienza molto più grande perché, per esempio, dovevano inviare o ricevere corposi contratti i pdf per ogni commessa e, ovviamente, se a ogni PEC alleghi un pdf da 10Mb, si fa prestissimo ad arrivare a 1Gb.
Ma nel 90% dei casi non è così. Le aziende più grandi hanno PEC differenti per ogni reparto o ufficio o necessità e, all’occorrenza, basta chiedere di aumentare la capienza a step di 1Gb o più.
Come funziona l’invio di una PEC con allegato.
Se devi spedire una PEC con 10Mb di allegati, nella casella posta inviata viene conservata una copia di questo messaggio e dei relativi allegati.
Quindi, inviando la PEC di cui sopra, avrai occupato 10Mb dello spazio della tua casella.
In seguito alla spedizione arriveranno due PEC di ritorno:
- l’email di accettazione, che è solo testo quindi molto leggera
- l’email di consegna che contiene al suo interno tutta la PEC che hai inviato con tutti i suoi allegati (cioè, nell’esempio, 10Mb).
Quindi con la spedizione di una PEC da 10 Mb, hai occupato 20Mb di spazio nella tua casella.
Nel caso invece della posta normale, non c’è alcuna conferma di ricezione o consegna e quindi se spedisci un’email con un allegato da 10Mb, occuperai solo 10Mb in totale.
È importante notare che se lo spazio finisce, il gestore della PEC rifiuta il messaggio e questo può essere un problema perché la cosa ricade sotto la tua responsabilità, non sotto quella di chi te lo manda.