L’email è oggi fondamentale per comunicare, ma l’email è del tutto inutile se le tue email non arrivano a destinazione. Vediamo come evitare che le mail vadano in spam.
Email Deliverability
In inglese si usa questo termine che si potrebbe tradurre come “consegnabilità dell’email” e sta a significare le possibilità che ha la tua email di essere consegnata al destinatario.
Se hai letto l’articolo, linkato negli approfondimenti, su come funziona la posta elettronica, sai che quando tu hai composto l’email e premi invio
- la tua email va dal tuo computer o smartphone al tuo server di posta in uscita
- il server di posta in uscita la controlla e, se è a posto, la manda al server di posta in entrata del destinatario
- il server di posta in entrata del destinatario la controlla a sua volta e, se è tutto a posto, la inserisce nella sua casella
Come vedi quindi ci sono due controlli da superare; quello del tuo server che deve, per esempio verificare che il destinatario esista, che non ci siano allegati troppo grossi e via di seguito e quello del server del destinatario che, non sempre ma spessissimo, tra le altre fa una cosa fondamentale.
Il server di posta in entrata del destinatario controlla infatti l’affidabilità del server che gli ha inviato la posta e, se questo non è affidabile, è conosciuto per essere usato per fare spam o è in una blacklist, la posta viene rifiutata.
Anche se la posta presenta caratteristiche tali da configurarla come spam, i filtri antispam del destinatario non la lasceranno passare.
Perché devi conoscere la tua email deliverability
Lo devi fare perché scoprire, dopo, che le tue email non vengono recapitate potrebbe essere un danno per te dato che con le email ci lavori. Se un cliente ti chiede un preventivo e non se lo vede arrivare in un tempo ragionevole, magari ti sollecita ma magari non lo fa e si rivolge a qualcun altro.
Cosa fare se le tue email finiscono sempre nello spam
Se, dalle prove che fai, vedi che le tue email hanno punteggi insufficienti, allora è meglio che corri ai ripari e puoi fare due cose:
- cambiare casella email e usarne una su Gmail
- chiedere a chi ti segue tecnicamente il dominio di sistemare i problemi della tua casella
Nel primo caso cambiare casella è una soluzione drastica perché vuole dire avvisare anche tutti i tuoi corrispondenti, ma è fattibilissima senza particolari problemi se si sa come farlo.
Nel secondo caso magari hai un dominio tuo personale con una o più caselle email sul dominio e quindi devi correggere quei problemi di configurazione che portano a segnalare tutte le tue email come spam.
Uno di questi problemi, ma ne parlo in un articolo dedicato, è la mancata creazione o configurazione del record SPF.
È quindi fondamentale che la tua posta venga inviata da un server di posta in uscita, o SMTP, che sia considerato affidabile, altrimenti rischi che non venga recapitata.
Come verificare se il tuo server di posta in uscita è affidabile
Prova Mail Tester, un sito che, quando lo apri, ti da un indirizzo email temporaneo a cui puoi provare a mandare un’email e che ti da un punteggio e una descrizione dettagliata di eventuali problemi.
Il risultato è in italiano, quindi facilmente comprensibile e da lì puoi capire facilmente cosa non va oppure, se hai un tecnico che segue la tua parte informatica, passagli queste informazioni in modo che possa apportare le correzioni necessarie.
Approfondimenti
- cosa significa SMTP
- verificare che il tuo server di posta in uscita sia affidabile (Mail Tester)
- come verificare la deliverability delle tue email
- come funziona la posta elettronica
- cos’è il record SPF e a cosa serve
- come passare a Gmail da altre caselle di posta