Come funziona la posta elettronica

In questo articolo ti spiego in termini semplici come funziona la posta elettronica, uno strumento che tutti usano e tanti non conoscono.

Si passa da una conoscenza zero, cioè nebbia assoluta su quello che sta dietro a un semplice messaggio email, a una conoscenza blanda dove c’è qualche cognizione di base, ma abbastanza confusa e disordinata, per arrivare ai pochissimi che possono dire di saperne qualcosa in più.

È questo è strano.

Certo, si potrebbe obiettare che non è necessario sapere come funziona la posta elettronica per poterla usare, ed è assolutamente vero, ma un minimo di conoscenza è fondamentale; i problemi capitano e la posta elettronica è uno strumento di lavoro importantissimo.

Dare per scontato che le cose funzionino come si crede che lo debbano fare, e non come invece sono nella realtà, è molto pericoloso e può portarti a commettere degli errori grossolani che poi ricadono sulla tua attività lavorativa e anche personale.

Inoltre ormai la posta elettronica viene usata sempre più spesso per diffondere virus, per fare del phishing per rubarti i dati come login e password, o per distruggere tutti i tuoi documenti e chiederti un riscatto per riaverli come succede con cryptolocker.

E tu non vuoi rischiare di perdere tutti i tuoi dati solo perché non sai come funziona la posta elettronica vero?

Lo dico per esperienza personale; sono 30 anni che mi occupo di assistenza informatica alle aziende e questa assistenza riguarda ovviamente anche internet e la posta elettronica.

Ma come funziona veramente la posta elettronica? Il funzionamento è lo stesso che, nella vita di tutti i giorni, osservi per la posta normale.

Quando devi spedire una lettera (sì quella tradizionale cartacea e magari scritta a mano 🙂 ecco cosa succede

scrivi la tua lettera e la imbusti
la porti all’ufficio postale della tua città
l’ufficio postale della tua città la manda all’ufficio postale della città del destinatario
il postino la recapita direttamente all’indirizzo del destinatario

Esattamente la stessa cosa, in versione digitale, succede con la posta elettronica, con la differenza che nella posta elettronica non esiste il postino che ti recapita l’email ma sei tu che vai a prenderla, virtualmente, nell’ufficio postale dove hai la casella.

Cosa succede quando si spedisce un’email

Entri nel tuo client di posta elettronica, crei un nuovo messaggio, inserisci l’indirizzo email del destinatario, scrivi l’oggetto e il corpo della tua email e clicchi su Invio.

Cosa succede a questo punto?

I passi che la tua email farà per raggiungere il destinatario sono quelli che abbiamo visto poco sopra, e cioè

componi l’email inserendo indirizzo del destinatario, oggetto e corpo
premi Invio
l’email va al tuo server di posta in uscita
viene messa nella cartella della posta inviata del tuo client di posta sul tuo computer
il server di posta in uscita controlla chi sia il destinatario
spedisce la tua email al server di posta in entrata del destinatario

A questo punto sarà sufficiente che il destinatario controlli la sua casella di posta con il suo client di posta e a un certo punto vedrà la tua email e la potrà leggere.

Eccoti uno schema riepilogativo.

Sembra semplice no? In effetti lo è…

Solitamente tutti questi passi vengono svolti nel giro di pochi minuti o secondi, e questa è la normalità perché la posta viaggia alla velocità della luce.

La cosa fondamentale da capire è che la tua email non va dal tuo computer a quello del destinatario, ma che ci sono altri passaggi in mezzo che, in genere, sono quelli che possono generare i problemi classici di invio e ricezione delle email.

In sostanza, quando tu clicchi invio, la tua email non appare magicamente sul computer del destinatario perché deve compiere tutto il viaggio che abbiamo visto poco sopra, viaggio che è irto di possibili problemi e ostacoli che possono rallentare o annullare il tuo processo di invio.

Posta inviata

Se tu vedi la tua email nella cartella della Posta Inviata del tuo client di posta, questo significa solo che l’email è stata spedita al tuo server di posta in uscita (punto 2) non che il destinatario l’abbia già ricevuta. Da lì in poi il tuo client di posta non ha più alcun controllo né ti può dire cosa sia successo.

Lo dico in un altro modo che fa diretto riferimento alla vita reale.

Se hai consegnato una lettera all’ufficio postale della tua città, questo non significa che appena dopo la consegna la lettera sia già nelle mani del destinatario. Se tutto va a buon fine il destinatario la riceverà, altrimenti potrebbe anche succedere che la lettera venga perduta e non arrivi mai al destinatario.

Ti sembrerà una stupidata ma ti assicuro che ancora oggi molte persone sono convinte che un’email sia stata spedita solo perché è dentro nella cartella Posta Inviata. Niente di più falso.

Una lettura sicuramente interessa è l’articolo sulle motivazioni per cui un’email arriva in ritardo, cosa che può succedere più spesso di quanto pensi.

Se ti interessa avere qualche informazione aggiuntiva puoi anche leggere l’articolo che racconta la storia della posta elettronica.

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