Come rispondere a tutti su Gmail è un articolo che non vale solo per Gmail ma per tutti i sistemi di posta elettronica.
Da quello che succede tutti i giorni capisco che non tutti ancora hanno ben presente come si usa proficuamente la posta elettronica.
Da cosa lo capisco?
Per esempio dal numero di persone che quando scrivo con in copia altri destinatari, rispondono solo a me escludendo tutti gli altri.
Può sembrare una sciocchezza ma è chiaro che se scrivo a Mario e metto in copia Luigi, un motivo ci sarà pure.
Significa infatti che anche Luigi deve essere al corrente di quello che ci diciamo io e Mario.
E non è una cosa da poco perché se tutti e tre – o 4 o 10 – lavoriamo su di un progetto, è chiaro che ogni comunicazione deve essere visionata o letta anche dagli altri che collaborano a quel progetto.
Oppure potrebbe essere che gli altri debbano solo essere messi al corrente di quello che io e Mario ci diciamo o facciamo o degli accordi tra di noi.
Se quindi Mario mi risponde proseguendo nel discorso e non mette in copia Luigi, è chiaro che poi Luigi non è più aggiornato su quello che sta succedendo e ovviamente perde il filo del discorso.
Tutto questo per dire cosa?
Che se ricevi un’email con in copia altre persone non devi cliccare su RISPONDI, ma su RISPONDI A TUTTI altrimenti gli altri non riceveranno la tua risposta.
Sembra una stupidata ma sono dell’idea che la maggior parte delle persone non abbiano neanche idea della differenza che c’è tra rispondi e rispondi a tutti, oppure non sappiano neppure che esiste questa possibilità, che è ancora più grave.
Rispondi e Rispondi a tutti
- Rispondi serve a rispondere SOLO al mittente dell’email. Se ci sono altri destinatari in copia conoscenza verranno esclusi.
- Rispondi a tutti serve per rispondere al mittente e anche a tutti coloro che sono in copia conoscenza.
- Inoltra serve invece a spedire quella specifica email a un altro destinatario.
Tre funzioni ben distinte con tre scopi differenti ma bisogna che ognuno sia conscio dell’esistenza di queste possibilità che, per inciso, esistono OVUNQUE. Non esiste un client di posta elettronica o una webmail che non abbia queste tre possibilità che sono alla base delle mail come le conosciamo oggi.
Rispondi a tutti su Gmail
Anche Gmail ha, ovviamente, questa possibilità anzi, va anche oltre.
Gmail è secondo me il più furbo di tutti.
Se ricevi un’email con in copia conoscenza anche altre persone, Gmail ti mette automaticamente l’icona del Rispondi a tutti
Se invece ricevi un’email con il solo mittente e nessuno in copia, Gmail ti fa vedere in alto a destra solo l’icona del rispondi
In questo modo sei sicuro di non mancare alcuna risposta e includere automaticamente tutti quelli che sono in copia conoscenza.
Se vai nelle impostazioni di Gmail c’è anche questo settaggio
che ti permette di rispondere sempre a tutti o solo al mittente come comportamento predefinito. Consiglierei di non toccarlo perché quello che Gmail fa automaticamente è più che soddisfacente e ti permette di non doverti ricordare ogni volta quale tipo di Rispondi utilizzare.
Ma non tutti hanno Gmail o usano Gmail dal loro browser. Se infatti tu hai una casella su Gmail ma usi un client di posta elettronica, questa funzione chiaramente non la vedi oppure devi selezionare tu manualmente se fare un Rispondi o Rispondi a tutti.
Va oltre lo scopo dell’articolo spiegare per tutti i client di posta dove si trova il Rispondi o il Rispondi a tutti ma ti posso solo dire che
- c’è in tutti i client di posta elettronica
- è sempre e comunque ben visibile
- in alcuni client è possibile selezionare il Rispondi a tutti come comportamento predefinito, un po’ come fa Gmail.
In ogni caso basta un minimo di attenzione per verificare che ci sia un solo destinatario o più di uno e usare il Rispondi o Rispondi a tutti di conseguenza.