Come rispondere alle mail non ti spiegherà dove cliccare su ogni client di posta elettronica, ma come rispondere in modo corretto e appropriato.
Perché rispondere alle email
Di questo argomento avevo parlato tempo fa relativamente al fatto che, secondo me, sarebbe sempre il caso di rispondere alle email, anche solo per confermare di avere letto, ma qui invece parliamo di come rispondere, in termini testuali, alle email che ti arrivano.
Come ho annunciato, non stiamo a discutere di come rispondere fisicamente perché penso tutti sappiano che basta cliccare sul pulsante Rispondi o Rispondi a tutti che si trovano in tutti i client di posta elettronica e in tutte le webmail.
Leggere l’email fino in fondo
Ho notato che spesso mando email con una serie di domande e mi rispondono con una risposta sola, spesso anche sbagliata rispetto a quello che avevo chiesto.
Questo non succede perché la gente non è capace di leggere ma perché spesso, presi dalla frenesia, invece di leggere attentamente tutto quello che c’è nell’email, si legge solo l’inizio e si risponde. In questo modo tutto quello che hai scritto dopo non viene preso in considerazione e devi rispondere a tua volta sollecitando quello che avevi già chiesto.
Rispondere a tutte le domande che vengono fatte
Rispondere in questo modo, senza esaurire il contenuto dell’email, non serve a niente se non a perdere tempo.
Come ho scritto nell’articolo di cui sopra, nessuno si aspetta una risposta in tempo reale, ma è meglio rispondere in modo completo piuttosto che con una risposta monca.
In termini concreti è più un problema di etiquette che non di operatività.
Se quindi ti arriva un’email con una serie di domande, rispondi punto per punto. Darai di te un’ottima impressione ed eviterai ping pong di email avanti e indietro con le domande a cui non hai risposto.
Sarà inoltre più semplice ritrovare le informazioni in un secondo momento perché non dovrai spulciare decine e decine di email inutili.