Un’email di conferma ha diversi utilizzi e si presenta in modalità diverse. Vediamo come scrivere email di conferma.
Cos’è un’email di conferma?
Le email di conferma possono essere automatiche oppure manuali.
Quelle automatiche ti confermano un’azione che tu hai fatto; tipica email di conferma è quando ti iscrivi a una newsletter e ti arriva un’email che ti ringrazia per l’iscrizione, oppure quando fai un acquisto online e ti arriva un’email che ti conferma quello che hai acquistato e ti ringrazia.
Le email di conferma manuali sono invece delle email dove qualcuno ti chiede – o tu chiedi a qualcuno – conferma relativamente all’oggetto dell’email. Può essere una conferma di un ordine effettuato telefonicamente, oppure la conferma di un appuntamento o di una prenotazione.
Perché avere un’email di conferma
Perché verba volant e scripta manent. Se qualcuno ti ordina o prenota qualcosa verbalmente, può succedere di tutto e tu non hai in mano nulla per dire che, effettivamente, quell’ordine è stato fatto da quella persona.
Se invece hai almeno un’email allora la cosa assume un altro aspetto perché il tuo interlocutore non può dirti che non è vero. Potrà inventarsi altre mille scuse, questo è chiaro, ma non certo dire che lui non ha ordinato nulla.
Certo l’email non è un contratto firmato, su questo siamo d’accordo, ma è meglio di niente.
Come scrivere email di conferma
Le email automatiche sono preimpostate e prendono i dati automaticamente dal sistema, quindi non dovrai scriverle interamente tu.
Se invece le devi scrivere tu, c’è un trucco fondamentale:
Scrivile in modo semplice, chiaro, esaustivo e conciso.
Un’email di conferma deve chiedere al tuo interlocutore di confermare qualcosa e quindi deve contenere tutti gli elementi senza tralasciarne qualcuno perché qualsiasi cosa tralasci dopo potrebbe essere fonte di equivoci.
Eccoti un esempio
Attendo il suo gentile riscontro per l’ordine relativo a:
N. 1 Apparecchio A – € 157,55 iva esclusa
N. 1 Apparecchio B – € 228,36 iva esclusaPagamento: 30 GG DFFM
Trasporto: a carico nostro
Consegna: entro 15 giorni
oppure
Gentile cliente, con la presente siamo a confermare la sua prenotazione per il giorno 12 Agosto 2021 alle ore 20.30 per 6 persone presso il nostro ristorante.
Come vedi ci sono tutti gli elementi, nessuno escluso, per cui il tuo interlocutore può decidere.
Se, per esempio, tu tralasciassi i termini di pagamento nella prima email, questo potrebbe poi essere fonte di problemi perché magari tu eri convinto di un termine di pagamento e il tuo interlocutore di un altro. Così invece è scritto e non ci sono fraintendimenti.
Un consiglio importante sull’email di conferma
Ogni qual volta ti accordi con qualcuno, soprattutto se ci sono di mezzo dei soldi, prendi l’abitudine di scrivere un’email di conferma di quanto vi siete detti e dei termini dell’accordo.
Così facendo metterai nero su bianco lo scambio telefonico che, nel tempo, può sbiadirsi e non essere più così chiaro sia per te che per il tuo interlocutore. Potresti dimenticarti qualche particolare importante o potrebbe dimenticarselo lui ma, se tu hai scritto un’email di conferma, questo non sarà un problema perché basterà rileggerla e tutto sarà chiaro.
Eviterai malumori, liti, fraintendimenti e anche di arrabbiarti perché tu ti ricordi una cosa e il tuo interlocutore una differente.