Scopo di un’email è di comunicare qualcosa a qualcuno e chiaramente è necessario che questo qualcuno legga quello che gli vuoi dire, altrimenti non serve a nulla. Se continuerai a leggere ti spiegherò un trucco imperdibile su come scrivere un’email che verrà letta di sicuro. Scrivere email formale in modo corretto è fondamentale per fare in modo di essere letti e di ricevere una risposta.
Un buon 80% delle email che mi arrivano sono poco professionali, con errori e scritte in modo da non invogliare per nulla alla lettura. È chiaro che se ti scrive un amico, non è necessario un formalismo particolare perché ti interesserà il contenuto, ma se ti scrive un fornitore o qualcuno che ti vuole proporre qualcosa, è fondamentale che l’email segua determinate linee guida, altrimenti rischi che finisca nel cestino in men che non si dica.
L’oggetto di un’email è fondamentale!
L’oggetto è la prima cosa che si legge quando si scorre la lista delle email. Va da sé che se è un oggetto che invogli alla lettura, ci saranno buone probabilità che l’email venga letta, viceversa l’email verrà molto semplicemente ignorata. In tutti i casi, anche se stai scrivendo un’email a un amico, segui queste semplici regole
- È importante scrivere un oggetto che non sia troppo lungo o troppo breve. Sarai più esplicito nel corpo dell’email mentre il titolo deve fare capire di cosa si tratta, anche per facilitare eventuali ricerche in seguito. 5 o 6 parole o qualcuna di più sono sufficienti.
- Piuttosto che scrivere “Preventivo” così in modo generico, scrivi “Preventivo per operazione immobiliare ad Ancona” o qualcosa di più specifico così il tuo destinatario capirà subito di cosa si tratta e non si infastidirà.
- Non usare mai e poi mai le maiuscole. Se lo fai rischi di essere bollato come uno spammer e inoltre non è buona norma farlo per questioni di leggibilità.
- Non usare faccine o caratteri strani nell’oggetto dell’email che stai componendo.
- Non usare caratteri non strani e diversi dai classici a-z o 1-0. Niente trattini uno dopo l’altro o altri caratteri speciali.
Le regole per scrivere il testo di un’email
Prima di tutto è necessario diversificare tra email professionali o a persone che non si conoscono o con le quali si ha un rapporto di lavoro, ed email personali, ma questo lo capisci anche tu senza problemi.
Le prime usano il lei e le seconde il tu, ma questo non è il punto.
Ecco alcune regole da seguire per le email professionali o di lavoro
- Evita di sembrare troppo ossequioso. Non scrivere “vorrei invitarLa a leggere” ma “vorrei invitarla a leggere” per esempio. È inutile e non si usa mettere la maiuscola tutte le volte che ci si rivolge a un’altra persona.
- Inizia sempre salutando. Buongiorno o Buongiorno Sig. Poletti sono due formule che vanno sempre bene e salutare in modo cordiale e allegro mette di buonumore. Il Buongiorno Paolo sarebbe da usare quando si hanno rapporti cordiali ma non intimi con la persona. Un collega di lavoro o un cliente che si sente spesso ma non si può definire un amico per esempio.
- Introduci subito l’argomento in modo chiaro e breve. Senza tanti giri di parole e senza fare dei preamboli che stufano e fanno perdere la concentrazione.
- Non essere troppo lungo perché già la gente ha poco tempo a disposizione e se non la incuriosisci subito o spieghi subito cosa vuoi, rischi che uno si stufi e smetta di leggere.
- Concludi, se puoi, con una domanda che crea quello stato di sospensione e fa in modo che il destinatario si senta quasi in dovere di rispondere. Frasi tipo “che ne dici?” o “cosa ne pensa?” sono intriganti perché viene voglia di rispondere, anche fosse solo un “ci penso e le faccio sapere“.
- Ringrazia per il tempo dedicato alla lettura. La ringrazio per il tempo dedicatomi o La ringrazio per la sua attenzione sono delle formule che piacciono.
- Utilizza il saluto classico. Distinti saluti o Cordiali saluti vanno sempre bene.
Personalmente, ma è una mia opinione, odio le email troppo “leccate” e troppo formali perché anche nella vita reale, non mi piacciono le persone troppo ossequiose che sembra che parlino con una divinità.
Stessa cosa nelle email formali.
Va bene essere formali se non si conosce una persona, ma senza esagerare con i formalismi anche perché altrimenti tutte le email sono identiche e perdono di interesse immediatamente.
Molto meglio tenere un livello formale il giusto senza esagerare e cercare di personalizzare il contenuto per la persona che si va a contattare in modo che il testo non sembri un ciclostile che si invia a tutti indipendentemente dai rapporti.
Quando è meglio inviare una mail?
Secondo tutti gli studi e le statistiche fatte, l’ora migliore per inviare un’email è la mattina, possibilmente presto proprio perché chi arriva in ufficio legge le email come prima cosa.
Se invece vuoi mandare una newsletter, il giorno migliore è il martedì.