Date le numerose domande, in questo articolo vediamo come gestire la PEC correttamente per evitare errori, perdite di dati e problemi di vario genere.
Cos’è la PEC o Posta Elettronica Certificata
Se mi segui sai che la pec è la posta elettronica certificata, un tipo particolare di email che ha valore di una raccomandata.
Quando tu hai una casella pec e mandi un’email pec a un’altra casella pec, questa ha valore legale come fosse una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Tre informazioni importanti sulla pec
Eccoti tre informazioni assolutamente fondamentali se vuoi usare bene la pec.
- La pec NON È una casella di posta normale ma va usata solo per comunicazioni ufficiali che abbiano valore legale. Non usarla per scrivere a un tuo amico o per usi che non richiedano la certezza della comunicazione.
- La pec ha valore solo ed esclusivamente se viene inviata a un’altra casella pec e NON se viene inviata a una casella email normale o viceversa. Funziona ed è valida solo da pec a pec.
- La capacità della casella pec è nettamente più limitata rispetto a una casella email gratuita normale. Gmail ti da 15Gb di spazio mentre una casella pec è limitata a 1 o 2Gb al massimo, proprio per il suo uso limitato.
- sulla casella pec puoi decidere che le email normali vengano respinte
Come si usa la PEC
La PEC si usa come il normale servizio di posta elettronica a cui sei abituato.
- inserisci il destinatario che deve essere un’altra casella pec
- scrivi l’oggetto
- scrivi il tuo messaggio
- inserisci un eventuale allegato se ti serve inviarlo
- invii la mail
Il gestore di posta ti manda la ricevuta di invio e di consegna (oppure di mancata consegna) del tuo messaggio al destinatario indicato, con una precisa indicazione temporale che fa fede nei confronti di terzi come data di invio della pec.
Ora però vediamo “come si dovrebbe usare la pec” in modo corretto perché il come si usa lo conoscono tutti ma come è meglio usarla è un argomento sconosciuto a tanti.
Come usare la pec correttamente
Siccome la pec ha valore legale, è di estrema importanza usare la pec correttamente perché, se non lo fai, rischi di farle perdere quel valore che, invece, è quello che ti interessa maggiormente.
- Accertati che chi ha in uso la casella pec scriva solo ad altre caselle pec e che la casella non venga usata per comunicazioni che possono anche essere fatte con l’email normale.
Questo è fondamentale perché se no la pec non ha valore. Lo ripeto e mi scuserai ma vedo fin troppe comunicazioni inviate da casella pec a casella normale e viceversa.
- La pec deve essere usata SOLO tramite webmail e non scaricata da Outlook o altri client di posta come fosse un’email normale.
Vedo moltissime persone scaricare con Outlook o altri client di posta anche la casella pec. Questo è assolutamente sbagliato perché i normali client di posta NON SONO FATTI PER GESTIRE LE PEC. Così facendo rischi di perdere dei pezzi e soprattutto rischi che la tua pec perda completamente il valore legale che le è proprio.
Se proprio vuoi farlo, almeno assicurati di non cancellare assolutamente le pec dal server se usi POP3 oppure, ancora meglio, usa il protocollo IMAP così non toccherai le pec sul server.
In questo modo avrai la comodità di avere le pec nel tuo client di posta ma queste resteranno anche sul server pec con tutti i crismi della legalità.
Capisco che molti scaricano la pec in locale perché così non la riempiono e non devono aumentare lo spazio di archiviazione ma stiamo parlando di costi veramente bassi dove non vale la pena rischiare per avere un risultato di questo genere.
Qui sotto puoi vedere come configurare il tuo client di posta con le pec di Aruba e Register che sono tra le più utilizzate in assoluto.
Come configurare PEC Registe
Posta in arrivo pec Register
- Nome host o nome server: imap.pec-email.com
- Nome utente: la tua casella PEC (es. [email protected])
- Password: la password della tua casella PEC
- Porta: 993 per configurazione in IMAP, 995 per la configurazione in POP
- Tipo di sicurezza: SSL
Posta in uscita pec Register
- Nome host o nome server: smtp.pec-email.com
- Nome utente: la tua casella PEC (es. [email protected])
- Password: la password della tua casella PEC
- Porta: 465
- Tipo di sicurezza: SSL
Come configurare PEC Aruba
Posta in arrivo pec Aruba
- Posta in Arrivo (IMAP): imaps.pec.aruba.it
- Nome account: indirizzo di posta certificata (es: [email protected])
- Password: la password assegnata alla casella
- Usa SSL: Attiva
- Autenticazione: Password
- Porta del server di posta in entrata (IMAP): 993
- Host del server di posta in entrata: imaps.pec.aruba.it
Posta in uscita pec Aruba
- Nome Completo: Mario Rossi
- Indirizzo Email: indirizzo di posta certificata (es: [email protected])
- Usa SSL: Attiva
- Autenticazione: Password
- Porta del server di posta in uscita (SMTP): 465
- Host del server di posta in uscita: smtps.pec.aruba.it
Conservazione a norma delle pec e archivio delle pec
Considerando che non è possibile fare un discorso che vada bene per tutti perché ogni situazione è differente dalle altre, segnalo che sia Register che Aruba offrono numerose funzionalità aggiuntive per la propria casella pec come la conservazione a norma e l’archivio di sicurezza proprio per evitare che le pec vengano perse o compromesse.
Ti consiglio di dare un’occhiata ai link negli approfondimenti dove troverai delle informazioni di sicuro interesse. A una prima occhiata, e a livello di prezzi, mi pare che la soluzione di Aruba per la pec sia la migliore.
Mie conclusioni su come utilizzare la pec nella maniera migliore
Al di là di tutto io sono dell’idea che sia sempre meglio usare solo la webmail e non un client di posta.
Se hai esigenza di trattare moltissime pec allora ti consiglio di utilizzare una delle tante soluzioni dedicate che ti permettano di conservare a norma di legge le tue pec in un server interno aziendale. In questo modo non avrai problemi di spazio perché le caselle pec verranno consultate e svuotate periodicamente e avrai sicuramente una gestione migliore.
Se hai bisogno di consulenza scrivimi pure a [email protected].