Dicitura privacy email (come evitare errori sulla privacy)

Sicuramente ti sarà capitato di vedere più volte la famosa dicitura privacy email o disclaimer della privacy posta in calce alle email.

In teoria la dicitura privacy sulle email dovrebbe essere una cosa del genere:

Le informazioni contenute nella presente comunicazione e i relativi allegati possono essere riservate e sono, comunque, destinate esclusivamente ai destinatari sopraindicati. La diffusione, distribuzione e/o copiatura del documento trasmesso da parte di qualsiasi soggetto diverso dal destinatario è proibita, sia ai sensi dell’art. 616 c.p. , che ai sensi del D.Lgs. n. 196/2003.

o simile e con lo stesso significato.

È obbligatoria la dicitura privacy email?

La domanda è una sola.

È obbligatoria questa dicitura? C’è una qualche norma che lo stabilisca?

Nel decreto legislativo 196/03 non c’è alcun riferimento all’obbligo del mittente di inserire una dicitura o disclaimer di questo tipo in calce a un’email, ma si fa riferimento solo all’iscrizione a servizi di newsletter, che è un caso completamente diverso.

In sostanza pare che questa dicitura non sia affatto obbligatoria e che non ci sia alcuna norma che lo stabilisca, però molti sono di parere contrario argomentandolo con il fatto che, pur essendo vero che non serve a nulla perché una dicitura non impedisce al destinatario di girare ad altri la tua email, ritengono che il destinatario debba essere informato che l’email può contenere informazioni destinate solo a lui e a nessun altro e che quindi si commette un reato se queste informazioni sono diffuse.

Cioè, in parole povere, io ti avverto che nella mia email ci possono essere delle informazioni riservate solo a te e non divulgabili, così se tu le divulghi io posso agire nei tuoi confronti. Questo dovrebbe essere il significato.

Quella di cui sopra è la dicitura più corretta, perché alcuni aggiungono frasi come il fatto che l’email possa contenere informazioni legalmente privilegiate e/o confidenziali oppure che l’email possa raggiungere destinatari diversi da quelli espressamente designati, i quali potranno tranquillamente leggere il testo ed i relativi allegati in quanto sono in chiaro e non sono crittografati.

Non è la mia materia quindi invito chiunque sia più preparato di me a smentirmi scrivendo nei commenti come effettivamente stanno le cose se sono diverse da quelle che ho percepito.

Secondo l’attuale normativa della privacy che dice all’art. 31

il titolare dei dati è tenuto ad adottare tutte le misure di sicurezza “idonee e preventive”, in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, volte a ridurre al minimo i rischi di accesso non autorizzato ai dati e/o al trattamento non conforme alle finalità di raccolta.

Nel caso in cui queste due frasi fossero contenute nella dicitura, il mittente sarebbe in colpa perché dimostrerebbe di non avere adottato nessuna misura preventiva.

Se ha mandato l’email a un destinatario errato, ha sbagliato lui. Se le informazioni sono confidenziali e riservate, avrebbero dovuto essere crittografate o protette in qualche modo, e lui non lo ha fatto, altra colpa sua.

Altri fanno riferimento anche all’articolo 616 del Codice Penale che dice

chiunque prende cognizione del contenuto di una corrispondenza chiusa, a lui non diretta, ovvero sottrae o distrae, al fine di prenderne o di farne da altri prendere cognizione, una corrispondenza chiusa o aperta, a lui non diretta, ovvero, in tutto o in parte, la distrugge o sopprime, è punito, se il fatto non è preceduto come reato da altra disposizione di legge, con la reclusione fino a un anno o con la multa

ma qui si fa riferimento alla posta cartacea sulla quale è scritto il nome di altri e tu la apri senza autorizzazione. Il caso qui è ben diverso e non riguarda la posta cartacea.

In questo caso se il mittente sbaglia e invia dei dati personali ad altri non autorizzati, è lui che commette un errore, non certo chi riceve l’email che, peraltro, non essendo in busta chiusa come la posta cartacea, non può “non essere letta”.

Conclusioni finali sulla dicitura privacy email

Non ci sono norme che stabiliscono che tale dicitura debba essere presente.

La dicitura che ho riportato è quella più corretta, se proprio vuoi usarla, perché dice al destinatario “Queste informazioni sono solo per te e se tu le diffondi commetti un reato“.

È anche vero che non ho mai sentito nessuno sanzionato per la mancanza di tale dicitura ma questo non significa che sia successo.

Quindi se vuoi non usarla, per quanto ne so io, ma magari evita di inoltrare ad estranei un’email che hai ricevuto – indipendentemente dalla presenza o meno della dicitura – per evitare il mittente abbia da dire sulla divulgazione delle informazioni.

Altro effetto fastidioso è che se scrivi e rispondi alla stessa email, quindi hai una dialogo con il mittente, la dicitura allunga l’email in maniera notevole e dà parecchio fastidio nella lettura.

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