Di chi è la colpa quando le email non arrivano a destinazione o non vengono spedite? Del mittente o del destinatario oppure ancora di entrambi? Vediamolo assieme
Il perché un’email non arriva non può essere definito a priori perché i fattori in gioco sono moltissimi e vanno tutti valutati per capire da che parte sta il problema.
Potrebbe infatti essere un problema del mittente come un problema del destinatario, oppure un problema di entrambi, ma non è possibile dirlo a priori senza valutare tutti gli elementi.
Anche perché spesso il problema è relativo a un solo mittente o a un solo destinatario e la frase che mi sento dire in questi casi è “ma io ricevo email da tutti e le mando a tutti, quindi se non la ricevo da quello specifico mittente o non riesco a mandarla solo a quel destinatario, è sicuramente colpa sua“.
In pratica ti viene detto che siccome Mario Rossi spedisce email a tutto il mondo – a detta sua – e ci riesce, ma invece a te non riesce a spedire nulla, allora è automatico che la colpa sia tua.
Non è proprio così.
Vediamo assieme che percorso puoi fare per cercare di capire dove sta il problema.
Problemi di ricezione email
La prima cosa in assoluto da fare è verificare se l’email che dici di non avere ricevuto è per caso nello SPAM.
Se invece non è il caso, allora verifica uno per uno i punti successivi:
Non ricevi email da nessuno
In questo caso è quasi sicuramente un problema del tuo server della posta in arrivo che, per un problema tecnico, molto probabilmente, non è in grado di ricevere nessuna email. Contatta chi ti segue dal punto di vista tecnico.
Ricevi email da tutti fuorché da un mittente specifico
In questo caso potrebbe, dico potrebbe, essere un problema di quello specifico mittente, ma potrebbe anche essere che il tuo server di posta respinga l’email di quel mittente perché, ad esempio, la classifica come SPAM e la respinge direttamente senza neppure metterla nello SPAM.
È sicuramente un problema del mittente ma, se glielo dici, questo ti risponde che lui manda email a tutti senza problemi, quindi si impunta e dice che è un problema tuo e, se non fai qualcosa, non ne vieni più fuori.
In questo caso senti chi si occupa dell’assistenza informatica per te e segnala il problema. Nel frattempo fatti mandare l’email su un indirizzo differente, magari uno tuo privato fuori dal tuo dominio, se lo hai.
Problemi di invio email
Non riesci a spedire email a nessuno
Le email non escono. – È sicuramente un problema del tuo server di posta in uscita e può essere una cosa temporanea. Se dopo un po’ la situazione non si sblocca avverti chi gestisce il server di posta in uscita. Se devi spedire qualcosa di urgente, usa un indirizzo differente, possibilmente su un dominio differente, ad esempio una tua casella di posta privata.
Non riesci a spedire a un indirizzo specifico
Anche qui, come sopra, il problema potrebbe essere tuo o del destinatario ma scoprirne le cause richiede l’intervento di qualcuno che faccia delle verifiche tecniche che non sono alla portata dell’utente comune.
In parole povere potrebbe essere un problema del tuo server della posta in invio o del server della posta in entrata del destinatario.
Se tu riesci a spedire a tutti, è magari più facile che sia un problema del destinatario. La soluzione è abbastanza semplice ma temporanea; fatti dare un altro indirizzo email, ovviamente non sullo stesso dominio, a cui spedire momentaneamente la tua email.
La soluzione
La soluzione è più semplice di quello che puoi pensare e risiede nell’avere a portata di mano una casella generica, magari la tua privata, per ricevere o spedire l’email urgente.
In questo modo riuscirai comunque a mandare l’email urgente o a riceverla e poi da lì puoi informare chi segue la tua parte informatica per capire dove stia il problema che, come ho detto, solo un esperto può risolvere perché si devono verificare tutti i messaggi di errore per capire il problema.
Va da sé che se il problema lo ha chi ti spedisce le email, la risoluzione dipende da lui e non da te.
Il caso che si verifica più facilmente è che un tuo corrispondente non riesca a spedirti un’email perché, per esempio, il tuo server di posta in entrata fa delle verifiche particolari che non vengono superate da quel mittente. Nel momento in cui tu gli dici che è colpa sua, lui subito ti dirà che lui manda email a mezzo mondo e il problema sei tu, ma vai a spiegargli che è il tuo server che blocca la sua email ma solo perché il suo server di posta in uscita non è configurato nel modo corretto.
Lo schemino qui di seguito dovrebbe essere più chiaro.
Vorrei però chiarire che configurato male non significa che il server non funziona ma che non ha tutti i requisiti necessari per fare in modo che le email in uscita non siano bollate come spam.
Uno di questi è il record SPF che serve ad autorizzare il server di posta in uscita in modo che il server di posta in entrata del destinatario sappia che quel server è autorizzato a spedire email per quel dominio. Se questo record non è presente e il server del destinatario fa questo controllo e non lo trova, può legittimamente respingere l’email e la colpa non è sua ma del server del mittente che non è configurato come si deve.
Però vallo a spiegare al mittente che magari non ha neanche la minima idea di come funziona la posta elettronica. Impresa impossibile e lo verifico tutt’ora tutte le volte.
Approfondimenti
- record SPF
- server di posta in uscita
- server di posta in entrata
- come funziona la posta elettronica
- la checklist per capire perché non ricevi email
che consigli illuminanti.
non ricevo mail da alcuni mittenti: come verificare la causa e risolvere il problema?
Verifica con i mittenti se ricevono un messaggio di errore e di che errore si tratta. Sicuramente torna indietro loro qualcosa che spiega il problema, in ogni caso essendo tu su libero direi che i problemi di ricezione sono abbastanza normali e ti consiglierei di passare a gmail.
Buona sera. È realmente possibile che una mail non venga “agganciata”( questo è il termine che mi è stato riferito) … Mail inviata da un patronato alla INPS x una domanda di disoccupazione… Che purtroppo pare perdero …perche al patronato dicono che se la mail non e aggqnciata dall inps non ne rimane traccia
Ciao Patrizia, sinceramente non riesco a capire cosa possa significare “mail agganciata” a meno che l’INPS non abbia un suo sistema particolare per essere contattato (tipo non mandare email ma compila un form che si trova solo sul sito INPS) e quindi se tu non mandi l’email con quel sistema specifico l’email si perde nei meandri dell’INPS. Sinceramente non mi viene in mente altro… Sembra infatti che il problema non sia l’email che non è arrivata ma che non seguendo i loro specifici canali, non possa entrare in un flusso di lavoro particolare per cui dopo si perda nel nulla.
Mi hai ampiamente aperto il mondo delle email, allora il mio problema molto probabilmente è il server in arrivo che anche io come ad altri è successo questa cosa alquanto sconveniente ciao è grazie speriamo di risolvere
Grazie mille a te per seguire il blog!
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Salve , una cliente ha effettuato un acquisto ed io in qualità di addetta all’invio del pacco non ho mai ricevuto l’email che attesta l’acquisto. Ho visto negli spam e non c’è e così neanche nel cestino. Come può essere che non mi sia mai arrivata? Il capo mi attribuisce la colpa ma io non ho mai ricevuto quella email
Beh, da quello che posso capire ritengo sia difficile che la colpa sia tua. Potrebbe esserlo nel momento in cui tu la ricevi e non la vedi oppure la butti ma se non la ricevi non capisco quale colpa tu possa avere. Piuttosto il tuo capo dovrebbe andare a verificare per quale motivo l’email non è arrivata e risolvere il problema. In genere poi se stiamo parlando di e-commerce come penso, le varie email dovrebbero essere inviate a più caselle proprio per controllo e verifica.
un nostro cliente che ha sempre ricevuto mail da noi per gli estratto conto ecc… prima ci ha dato un altra mail dicendo che la vecchia non la aprono mai e poi improvvisamente ci ha comunicato che non ha piu pagato perche non riceveva le nostre mail…. possibile? c’e’ un modo per verificare questa cosa? o potrebbe averci semplicemente bloccato?
Se le email non sono PEC non c’è alcun modo per verificare, soprattutto dopo che è passato del tempo. Questa mi sa tanto di una scusa bella e buona anche se, in linea di massima, potrebbe essere che non abbia ricevuto le email ma in ogni caso la fattura elettronica supera questi problemi di ricezione email.