Facsimile informativa per il dipendente sull’uso dell’email aziendale

Tempo fa avevo scritto un post che spiegava chiaramente che l’email aziendale è di proprietà dell’azienda e quindi l’azienda può controllarlo sempre che abbia informato preventivamente il dipendente di questo fatto. Ecco quindi ora che, per tua comodità, ti do la possibilità di avere un facsimile informativa per il dipendente sull’uso dell’email aziendale.

Sostanzialmente cosa succede:

1. Tu concedi al tuo dipendente una casella email personale, cioè con il suo nome e cognome. Se gli dai in uso un’email generica tipo [email protected] o [email protected] non rientri in questa casistica perché l’email non è personale.
2. Il tuo dipendente la può usare per tutte le attività correlate al proprio lavoro ma non per uso personale come prenotarsi le vacanze, scrivere alla fidanzata o cose di questo genere.
3. Ma il dipendente deve essere informato perché il garante dice che il datore di lavoro ha l’onere di prefigurare e pubblicizzare una policy interna rispetto al corretto uso dei mezzi e agli eventuali controlli.

Il garante aggiunge anche

La mancata esplicitazione di una policy al riguardo può determinare anche una legittima aspettativa del lavoratore, o di terzi, di confidenzialità rispetto ad alcune forme di comunicazione.

Tali incertezze si riverberano sulla qualificazione, in termini di liceità, del comportamento del datore di lavoro che intenda apprendere il contenuto di messaggi inviati all’indirizzo di posta elettronica usato dal lavoratore (posta “in entrata”) o di quelli inviati da quest’ultimo (posta “in uscita”).

Quindi è fondamentale che tu, datore di lavoro, informi il tuo dipendente di tutto quello che riguarda l’uso e il possibile controllo della sua casella email personale su dominio aziendale.

Attenzione che si parla di DOMINIO aziendale perché se il tuo dipendente usa per lavorare la sua email personale o comunque un’email che si è creato lui su Gmail, Outlook, Yahoo o qualsiasi altro servizio, allora tu non hai nessun diritto e nessuna possibilità di andare a leggere la sua posta.

Differenza tra email su dominio aziendale e email generica

Stante il fatto che avere un proprio dominio aziendale per le mail è assolutamente da fare e ne ho parlato anche tempo fa, vediamo le due situazioni possibili.

1. La tua azienda si chiama Altaflex Spa e il dominio è altaflex.it quindi tu dai al tuo dipendente una casella [email protected].In questo caso se gli consegni l’informativa e sei a posto.
2. La tua azienda si chiama Topdoc Sas, non hai un dominio internet e usi come email aziendale [email protected]. Il tuo dipendente per comodità usa la sua email [email protected] per lavorare. In questo caso tu non avrai alcuna possibilità di vedere la sua posta a meno che lui, con uno scritto, ti abbia dato la password e il permesso di guardarla in sua vece. Nota che dovresti impedire al tuo dipendente di usare la sua email personale per motivi lavorativi proprio perché perdi completamente il controllo delle comunicazioni.

In quest’ultimo caso, se proprio non vuoi avere un tuo dominio – ma ti giuro che mi piacerebbe sapere il perché – devi aprire per lui una casella generica tipo [email protected] e concederla a lui in uso. Avrai inserito i tuoi dati, conoscerai la password e quindi potrai accedervi senza problemi.

Leggi anche l’articolo che parla dell’importanza di un’email istituzionale e anche, se di tuo interesse, l’articolo che parla del diritto del datore di lavoro di controllare l’email del dipendente.

Scarica il facsimile dell’informativa

Abbiamo preparato per te un facsimile in pdf di questa informativa che puoi scaricare, mettere sulla tua carta intestata e poi consegnare al tuo dipendente.

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Approfondimenti

• dominio aziendale
• importanza di un’email istituzionale
• diritto del datore di lavoro di controllare l’email del dipendente