Gli allegati nella posta elettronica sono fondamentali se vuoi spedire documenti a un tuo corrispondente, ma bisogna comprendere bene come funzionano e che limiti hanno.
Capire cosa sono e come funzionano gli allegati di posta elettronica.
Come convenzione, le email con un allegato hanno da qualche parte – qui sopra puoi vedere Gmail – l’icona di una graffetta, proprio per farti capire che oltre all’email c’è anche un documento allegato.
Gli allegati sono fondamentali nella posta elettronica perché permettono di inviare al destinatario informazioni aggiuntive che non potrebbero, per la loro natura, essere inserite nel testo del messaggio.
Molto spesso sono fonte di problemi, sia perché il destinatario deve essere in grado di leggerli – deve avere un software che sia in grado di aprire quell’allegato – e sia perché possono essere fonte di malware, cioè di tutti quei software malevoli, come i virus, che tentano di rubarti i dati o di distruggere i tuoi documenti.
Un allegato è un documento, ovviamente elettronico, cioè qualcosa che è stato creato al computer con un software di qualsiasi tipo (es. word, pdf, jpg ecc.) che viene appunto allegato a un messaggio di posta elettronica e spedito, assieme a questo, al destinatario.
Può essere un’immagine, un documento di testo, un file compresso, un documento di Microsoft Office, una scansione, qualsiasi cosa sia leggibile da un computer, ma ci sono delle cose che è necessario sapere.
Le dimensioni degli allegati
Per dimensione si intende quanto è grande un file, quanto spazio occupa sul disco fisso del tuo computer.
Su Mac è possibile selezionare un file e premere cmd-i e ti apparirà una finestra informativa dove poter capire le dimensioni del file.
Su Windows invece è possibile selezionare il file con il tasto destro del mouse e scegliere l’opzione Proprietà. apparirà una finestra simile a quella di Macintosh dove, tra le varie informazioni, appariranno anche le dimensioni del file.
Regole generali per le dimensioni degli allegati
Come regola generale tieni presente che è meglio evitare di spedire via email allegati che siano superiori ai 5 Mb (ma puoi stare, ancora più prudentemente, entro i 2 Mb) essenzialmente per tre motivi.
- Il server di posta in invio, cioè quello che fisicamente si occupa della spedizione della tua email al destinatario, può avere delle impostazioni che impediscono l’invio di messaggi superiori a una determinata dimensione.
Solitamente 20 Mb ma spesso anche 10Mb o 5Mb, per questo meno sono pesanti e meglio è. - Il server della posta in entrata del destinatario può essere configurato in modo da non ricevere messaggi più grossi di una determinata dimensione. Anche qui in genere parliamo di 20 Mb, ma potrebbe essere molto meno.
Dovesse verificarsi un’ipotesi del genere, il messaggio verrà rifiutato, non perverrà al destinatario e ti tornerà indietro un errore che informerà della mancata consegna.
Attenzione che il messaggio di errore potrebbe finire della casella dello SPAM e se non la controlli quotidianamente non te ne accorgerai restando nell’erronea convinzione che il tuo allegato sia arrivato al destinatario. - Gli allegati grossi sono considerati elemento di disturbo da chi, per esempio, controlla la posta dal proprio smartphone. Scaricare un file pesante può essere costoso, lento, o impossibile se la connettività dal cellulare è ballerina o assente. Così il destinatario non potrà vedere l’allegato accluso e rimanderà la cosa a quando sarà davanti a un computer, spesso dimenticandosene del tutto.
Può capitare che il tuo client di posta elettronica ti permetta di allegare anche un’immagine da 30 Mb, ma sicuramente, una volta cliccato sul tasto Invia, riceverai un messaggio di errore che ti dirà che allegati così grossi non sono permessi.
Il fatto è che molti allegano documenti senza neppure porsi la questione delle dimensioni e pensando che basti allegare un file perché questo venga spedito, ma non è assolutamente così.
Da mie verifiche personali, in molti non hanno neanche idea che un file su computer abbia un “peso” quantificabile in Kb o Mb perché non hanno idea di cosa questo significhi purtroppo e questo porta a un sacco di problemi e fastidi che, alla fine, sono riconducibili solo al fatto che il documento che vogliono inviare è troppo pesante.
Per tua conoscenza sappi che Gmail può spedire allegati fino a 50Mb.
Come quantificare le dimensioni degli allegati della posta elettronica
Anche ad occhio e senza andare a verificare, tieni conto di queste regole generali
- un documento di Word o di Excel difficilmente sarà troppo pesante, a meno che non sia la trascrizione di Guerra e Pace con immagini o il bilancio della General Motors
- un’immagine, indipendentemente dalle dimensioni, può essere piccola o gigantesca, dipende da molti fattori che ora non andiamo ad analizzare. Se devi spedirla va verificata con i comandi di cui sopra
- un pdf con una pagina, o 3 o 5, di un’offerta commerciale, viene invece inviata senza problemi
- un pdf di una brochure aziendale multipagina con tante immagini è da verificare perché può essere piccolo o può essere pesantissimo.
- un documento A4 digitalizzato in genere è pesante in quanto la scansione viene fatta ad alta risoluzione perché poi il documento verrà stampato quindi il peso dipende dal numero di pagine del documento.
Esistono moltissimi tipi di file; in questa sede pertanto non è possibile elencarli tutti e sono stati citati quelli che solitamente vengono trasferiti con maggiore frequenza.
Come trasferire files molto grossi via email
Se vuoi conoscere tutte le possibilità per spedire grandi files via email puoi consultare la sezione apposita del sito ma di seguito ti indico quello forse più conosciuto.
Se hai la necessità di inviare file molto pesanti, fino a 2Gb e anche più, esistono tuttavia dei servizi gratuiti che offrono questo servizio, uno su tutti è WeTransfer, che permette di inviare file fino a 2 Gb senza intasare la casella del destinatario.
In sostanza viene caricato sui server di WeTransfer il file e WeTransfer manda al destinatario un’email che lo avvisa di cliccare su un link per poterlo scaricare. Questo link ha una durata temporale fissa di circa una settimana, dopodiché verrà cancellato per non occupare spazio inutile, quindi è necessario che il destinatario agisca prontamente altrimenti sarà necessario ripetere l’operazione da capo.
Il formato del file allegato
Il file inviati devono ovviamente poter essere letti dal destinatario (almeno si presume che questo sia lo scopo dell’invio), quindi è necessario che siano in un formato che potrà essere facilmente aperto e quindi letto.
Se tu crei un documento con un programma specifico che salva in un formato leggibile solo da lui e l’altra persona non ha questo software, sarà impossibile per lui leggere quello che mandi.
Uno degli errori più comuni è quello di inviare un file di Microsoft Word o Excel dando per scontato che il destinatario abbia, sul proprio computer, questi software per poterli aprire.
È verosimile che li possa avere ma potrebbe anche non essere così. Se non li ha, molto semplicemente non potrà leggere i documenti vanificando quindi l’obiettivo della spedizione.
Le immagini in allegato e i pdf sono leggibili da tutti
Questo discorso non si applica alle immagini, perché qualsiasi immagine in .jpg, .gif o .png (i tre formati grafici principali) può essere visualizzata direttamente dal client di posta elettronica del destinatario o dalla webmail e, quindi, il tuo destinatario non ha bisogno di avere alcun software particolare per poterli leggere. Al limite gli servirà un software per modificarli, ma questo esula dallo scopo di questo articolo.
Il formato pdf è stato creato in origine proprio per superare questo limite.
Mario deve mandare a Lucia una bozza del suo libro da correggere ma Lucia non ha Microsoft Word.
Mandandogli un pdf tutti i problemi si superano perché Lucia potrà leggere il manoscritto esattamente come lo vede Mario ma senza possedere per forza Microsoft Word.
Ecco alcuni consigli importanti che derivano da anni di esperienza sul campo
Consigli per gestire gli allegati di posta elettronica
Invio di immagini
Se devi inviare un’immagine a qualcuno non commettere l’errore di inserirla, come fanno molti, in un documento di Microsoft Word perché se il destinatario non ha Word, non potrà vederla e, per di più, se al destinatario dovesse servire un’immagine in alta risoluzione, mettendola in Word, dovrebbe prima esportarla da Word con procedure complesse e non alla portata di tutti.
È molto più semplice allegare direttamente l’immagine semplicemente trascinandola dentro nella finestra del nuovo messaggio, che non fare tutta l’operazione passando da Word e, inoltre, avrai la sicurezza che il destinatario la potrà vedere senza problemi o, se in alta risoluzione, la potrà utilizzare come desidera.
Invio di un documento complesso usando il pdf
Come fare invece quando devi inviare un documento complesso, per esempio un impaginato oppure un file di AutoCAD, e non sei sicuro che il destinatario lo possa leggere?
Cosa sono e come gestire gli allegati delle email Share on XLa soluzione è usare un formato universale: ovvero il pdf.
Qualsiasi file può essere trasformato in pdf e, se non è possibile, ci sono degli strumenti gratuiti per poterlo fare qualora non siano già integrati direttamente nel software.
Allegando un pdf hai la certezza che il destinatario potrà leggerlo senza alcun problema perché tutti i sistemi operativi di tutti i computer, i tablet o gli smartphone, sono in grado di visualizzare un formato pdf; in alternativa è sufficiente scaricare gratuitamente un software o una App per poterlo fare.
Il pdf inoltre da garanzia che il documento resterà invariato e quindi assolutamente identico con quello realizzato in origine senza alcuna variazione di formattazione o aspetto.
Il lettore di pdf per eccellenza è Adobe Reader e chiunque, indipendentemente dal sistema operativo (iOS e Android compresi) lo può scaricare scaricare direttamente dal sito di Adobe al link che trovi negli approfondimenti.
Per creare invece un file pdf, Macintosh e Linux hanno la funzionalità già inserita; selezionando Stampa da un’applicazione si può scegliere di salvare un file in formato pdf sul proprio disco.
Windows invece ha inserito questa possibilità solo con Windows 10. Se possiedi una versione precedente di Windows è possibile fare l’aggiornamento a Windows 10 oppure scaricare uno dei tanti software gratuiti per creare i .pdf come PDF24 al link in approfondimenti.
Come inviare in allegato una cartella o più documenti
Per inviare più documenti come allegati si può trascinarli tutti dentro alla finestra del messaggio di posta, ma la cosa migliore, che oltretutto fa risparmiare un sacco sul “peso” del singolo file, è utilizzare la compressione (formato ZIP).
Comprimere un file vuole dire ridurne le dimensioni o, nel caso di più files, raggrupparli tutti in un file solo, come fosse una cartella.
Per usare la compressione è necessario disporre di appositi software appositi come, ad esempio 7Zip oppure, se hai MacOS, c’è questa possibilità già nel sistema operativo dove, selezionando tutti i files che vuoi raggruppare e comprimere, puoi farlo con un semplice click del mouse.
Il risparmio di spazio per files di testo o Word o Excel può anche arrivare all’80% mentre le immagini non possono essere compresse quindi il risparmio sarà pressoché nullo, però avrai il vantaggio che, se i documenti sono tanti, per il destinatario sarà più facile gestirli e non perderli.
In sostanza il sistema è molto semplice ma basta solo un minimo di attenzione per non arrecare disturbo e per essere sicuro che la comunicazione vada a buon fine.
Per completezza ti consigli anche di leggere l’articolo che parla di come identificare gli allegati di posta elettronica.
Approfondimenti
- client di posta elettronica
- Gmail può spedire allegati fino a 50Mb
- spedire grandi files via email
- come inviare immagini in allegato
- webmail
- scarica Adobe Reader
- pdf24
- come identificare gli allegati di posta elettronica
- spedire allegati compressi con .zip
- scarica 7zip per comprimere i documenti
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