Il datore di lavoro può controllare le email dei dipendenti? Sì assolutamente. Forse non ti aspettavi questa risposta ma ti spiego tutto.
La materia è spinosa e delicata e, come al solito, cercando in rete si legge tutto e il contrario di tutto, così chi vuole formarsi un’opinione ne esce ancora più confuso di prima.
Quindi come rispondere alla domanda se il datore di lavoro può controllare le email dei dipendenti?
Cercherò di essere il più semplice e sintetico possibile.
Se al dipendente viene data una casella aziendale come [email protected] questa, al pari del computer che gli viene consegnato per svolgere la sua attività lavorativa, è da considerarsi a tutti gli effetti uno strumento aziendale non di proprietà del lavoratore, quindi il datore di lavoro può controllarla.
Il computer che viene dato al dipendente per lavorare non può essere usato per i suoi scopi personali. Non può installare il software che vuole lui e che non è approvato dall’azienda, non può usarlo per scaricare film illegali dalla rete o per immagazzinare decine di migliaia di foto e filmati delle sue vacanze.
Allo stesso modo l’email è uno strumento che gli permette di svolgere il suo lavoro e quindi non può usarla per motivi suoi personali che esulino dall’attività lavorativa.
Potrà quindi scrivere a clienti e fornitori e intrattenere tutta la corrispondenza aziendale, ma non usare la casella email aziendale per iscriversi al club dei pescatori o alla newsletter delle ricette di cucina o per scrivere alla fidanzata.
O, meglio, lo può fare me se viene scoperto si è in presenza di un illecito che può essere sanzionato o portare anche al licenziamento.
Come il datore di lavoro può controllare il computer per verificare che il suo uso sia aderente alle norme interne aziendali, allo stesso modo potrà controllare anche la sua casella di posta perché al suo interno ci devono essere solo ed esclusivamente comunicazioni relative all’azienda e al lavoro che quel dipendente svolge.
Ma ci sono delle cose da prendere in considerazione.
- Il datore di lavoro deve informare preventivamente il dipendente di questo possibile controllo inserendolo, per esempio, nel regolamento aziendale o specificandolo nella fase dell’assunzione.
- Questo controllo non deve essere continuo e massivo ma solo fatto ai fini dell’accertamento di un illecito. Per esempio un cliente afferma di avere ricevuto un’email sgarbata da quel dipendente e, al fine di verificare che sia vero, la sua casella email può essere controllata e possono essere verificati i log di spedizione e ricezione delle email.
- Il controllo deve essere fatto solo sulle email pertinenti al tipo di illecito che deve essere verificato.
- Il datore di lavoro deve consentire la tracciabilità dei controlli cioè deve poter dire che email sono state controllate – ad esempio tutto quelle relative al progetto “Omega” – e chi ha avuto accesso a tali email.
Ribadisco che siccome l’email aziendale è uno strumento, appunto, aziendale, questa non può essere usata per comunicazioni personali come scrivere alla fidanzata piuttosto che prenotare una vacanza o cose del genere. In questi casi si potrebbe verificare un uso improprio di uno strumento aziendale ma, anche qui, le casistiche sono numerose e discordanti e non è questa la sede adatta per discuterne.
Riassumendo
- L’email aziendale – [email protected] – è uno strumento aziendale, non personale
- L’utente non può usarla a fini personali
- L’azienda può, avendo informato prima il dipendente, procedere a controlli ai fini di accertare un illecito.
Quando si ha un illecito?
Un illecito si potrebbe verificare quando l’azienda scopre, per esempio, una fuga di notizie relative a un progetto su cui quel dipendente lavora e allora si vuole accertare se la fuga provenga da lui oppure per qualsiasi altro motivo valido.
Non deve essere un controllo massivo e ininterrotto anche perché, in aziende di determinate dimensioni, diventerebbe impossibile a meno di non pagare una persona che si faccia scorrere tutte le email di tutti i dipendenti.
Email generica su Gmail o Outlook
Non ho le competenze legali per potere disquisire se un’email generica su gmail o outlook o altri servizi del genere possa essere configurata come email aziendale, a meno che non contenga il nome e cognome del dipendente e anche il nome dell’azienda tipo [email protected] o cose del genere.
Sicuramente invece un’email generica come [email protected] è un’email aziendale a tutti gli effetti, ma non penso che qualcuno sia così stupido da usare una casella del genere per farsi gli affari propri. Oltretutto è facile che un’email del genere venga usata da più persone in un determinato reparto e quindi diventa impossibile usarla per scopi personali.
Per maggiori approfondimenti ti consiglio di leggere l’articolo specifico del blog La legge per tutti.
Se sei un datore di lavoro puoi consultare il facsimile della comunicazione da consegnare al dipendente.