Rispondere in ritardo ad una email è una cosa che può succedere. Magari l’email scappa via e non viene vista, magari ci si dimentica di rispondere. Come fare?
Perché si risponde in ritardo alle email
I motivi possono essere differenti
- non hai proprio visto l’email
- l’hai vista ma ti sei detto “dopo rispondo” e poi ti sei dimenticato o hai risposto dopo tempo
- non hai risposto perché volevi pensare a come e cosa rispondere e hai lasciato passare parecchio tempo
- non hai risposto perché non la ritenevi importante
- non hai risposto perché non ti interessa rispondere
Se ignori completamente quell’email allora è inutile che continui a leggere, ma se invece decidi di rispondere e sai bene che sei parecchio in ritardo – casi 1, 2 e 3 – allora ecco cosa scrivere per recuperare la situazione.
La comunicazione è importante
La prima cosa da fare è ovviamente quella di scusarsi con il mittente.
Intendiamoci, è una cosa che può succedere a tutti e non è nulla di così grave, ma per evitare problemi è sempre meglio partire scusandosi senza però addurre motivazioni che possono sembrare false non appena qualcuno le legge.
È meglio anche e soprattutto rispondere perché altrimenti daresti al mittente l’impressione che lo stai ignorando e non è mai una cosa simpatica.
Cosa fare nel caso di risposte alle email in ritardo
Alcune formule iniziali possono essere queste, ovviamente dai del tu o del lei a seconda dell’interlocutore:
- scusami per la risposta in ritardo
- controllando le mie email, mi sono accorto di non averti ancora risposto
- innanzitutto vorrei scusarmi per avere risposto così tardi
- mi scuso per la risposta tardiva
- perdonami ma mi sono accorto solo ora di non avere risposto alla tua ultima email
- scusa ma la tua ultima email mi è proprio scappata
Ritengo assolutamente fondamentale scusarsi perché, quale sia il motivo, sei tu in torto se non hai risposto.
Cosa non fare nel caso di risposte alle email in ritardo
- reagire in modo irritato alle richieste del mittente
- non menzionare il ritardo
- incolpare altre persone del ritardo
- giustificarsi con dettagli privati adducendo scuse che riguardano la vita privata
- ignorare il mittente e non dargli il servizio o prestargli attenzione