Il miglior modo di usare e gestire la posta elettronica, se hai poche caselle email, è sicuramente usare gmail con dominio personale.
Ma andiamo per gradi. In parecchi mi avete chiesto qual è la migliore soluzione per gestire una casella di posta professionale, cioè da usare a livello lavorativo e non personale. In questo articolo spiego il mio punto di vista e quale potrebbe essere la soluzione che io reputo più interessante sotto diversi punti di vista.
Funzionamento di una casella di posta elettronica
Qualsiasi casella di posta elettronica funziona e fa quello che deve fare, cioè spedire e ricevere email. Ci sono servizi, anche gratuiti, ottimi e con ottime funzionalità come Gmail, Yahoo o Outlook e altri con meno funzionalità e capienza che, però, svolgono il lavoro per cui sono state create.
Ma in questo articolo partiamo dal presupposto che tu abbia bisogno di una, o più di una, casella di posta elettronica per usi lavorativi e che tu voglia avere un dominio personale, cioè un dominio che tu hai registrato con il tuo nome oppure il nome della tua azienda o del tuo studio.
Ho spiegato più volte qui nel blog che avere un dominio personalizzato per le tue email lavorative presenta una serie di vantaggi non solo di immagine, nei confronti di clienti e fornitori, ma anche di sicurezza perché risulterebbe molto più complesso per un eventuale criminale, cercare di sostituirsi a te.
Il dominio che utilizzeremo come esempio sarà nomedominio.com e tu avrai bisogno di creare una casella su questo dominio come mario.rossi@nomedominio.com. Se poi vorrai aggiungerne altre l’operazione sarà veramente banale.
Possiedi già un dominio internet e lo vuoi usare
Supponiamo che tu abbia già un dominio internet registrato su qualsiasi provider e che tu abbia bisogno di avere una o più caselle professionali da associare a questo dominio. Ecco i passi da compiere.
- vai su Google Workspace (link anche negli approfondimenti)
- a circa metà pagina vedrai i piani disponibili. Seleziona Business Starter e clicca su Inizia
- inserisci il nome dell’azienda e il numero dei dipendenti (informazioni statistiche che non hanno nulla a che fare con il numero di caselle che andrai a creare) e clicca su Avanti
- inserisci nome e cognome e il tuo indirizzo email attuale e clicca su Avanti
- Clicca su Sì, possiedo un dominio che posso utilizzare
- inserisci il nome del dominio che hai registrato (es. nomedominio.it)
- clicca su Avanti quando ti viene chiesto se sia corretto il dominio che hai inserito
- vai avanti nella procedura seguendo le indicazioni. Dopo avere acquistato Workspace potrai configurare il tuo dominio con tutta calma.
Aruba, Register e gli altri provider
Potresti benissimo registrare il dominio con register.it o aruba.it e su lì creare le caselle di posta però perderesti tutte quelle funzionalità che sono collegate a Google.
Non avresti funzioni come le foto di Google, Google Drive, i documenti di Google e via discorrendo e non sono cose da poco. Solo l’uso dei documenti di Google ti potrebbe fare risparmiare circa un centinaio di euro all’anno per il costo della licenza di Microsoft Office, giusto per fare un esempio, senza contare che la capienza della tua casella sarebbe di 30Gb, cifra che nessuno degli altri competitor propone se non pagando prezzi superiori.
Per esempio, una casella di posta da 10Gb su register costa, 4,40 € al mese (iva esclusa) che è più o meno quello che spenderesti con Google per una casella da 30Gb, cioè 3 volte tanto e con tutti gli altri benefici collegati.
Quindi, secondo me, Google Workspace è la soluzione migliore in assoluto se hai queste esigenze.
Questo articolo è diviso in due parti. Il dominio personale e l’uso di Gmail o, meglio, Google.
La registrazione di un dominio nuovo
Se non hai un dominio tuo oppure se ne vuoi uno nuovo specifico per le tue caselle email, la cosa migliore è quella di registrare un dominio direttamente con Google. Sì, se non lo sai, anche Google ti permette di registrare e mantenere un dominio e, tra le altre cose, ha anche un prezzo che è veramente competitivo di circa 12 Euro all’anno. Ovviamente non sono offerti altri servizi tipici di Register o Aruba, ma in questo caso interessa solo avere il dominio per la posta.
Se invece vuoi anche lo spazio per il sito internet allora ti consiglio di procedere con register o Aruba o qualsiasi altro provider ti dia le cose di cui hai bisogno, ma se invece vuoi solo gestire le tue email allora vai su
Google Workspace (link anche negli approfondimenti)
seleziona Business Starter, che è il piano corretto per la o le tue caselle email cliccando su Inizia. Inserisci il nome dell’azienda, il numero di dipendenti e la nazione dove si trova l’azienda. Ti vengono poi chiesti nome e cognome e indirizzo email attuale (che diventa l’indirizzo email secondario per inviare richieste di reset password e cose del genere, questo è+ importantissimo).
Successivamente ti viene chiesto subito se hai un dominio o meno.
E se clicchi su No, ho bisogno di un dominio puoi inserire il dominio da registrare che non deve essere già stato registrato. Ti appare una videata del genere
Attualmente c’è qualche problema sul dominio .it che viene dato come “non disponibile” ma Google lo risolverà a breve.
Nella schermata successiva dovrai compilare tutti i tuoi dati anagrafici e poi procedere al pagamento. Come vedi il costo del dominio è più che accettabile ma non prevede spazio web per il sito. Se però il sito attualmente non ti interessa puoi continuare senza problemi e, se dovesse servirti in futuro, basterà modificare le configurazioni per avere tutto lo spazio che ti serve.
Dovrai creare il tuo account di amministrazione che corrisponderà alla tua casella email principale. Nella figura sopra abbiamo simulato di registrare provadidominio.com e quindi potrai creare la tua casella come, per esempio, [email protected].
Arriverai quindi al login del tuo account Workspace in cui dovrai inserire i dati di fatturazione e procedere all’attivazione del tuo piano.
Hai già il dominio e vuoi collegare Google Workspace
Se hai già registrato, da qualsiasi provider, un dominio, potrai collegarlo senza problemi a Google Workspace e gestire la o le tue caselle email tramite Google.
Ma attenzione perché se oltre al dominio hai anche una o più caselle email che stai già utilizzando, allora avrai bisogno di un tecnico che ti trasferisca tutte le email su Google per evitare di perderle. Non è una procedura complessa ma va vista caso per caso e va seguita da qualcuno che sia competente e non faccia danni.
Se invece non hai caselle su quel dominio oppure le hai ma non le hai mai utilizzate, allora puoi procedere senza problemi.
La prima cosa sarà quella di attivare Google Workspace cliccando sul link che trovi negli approfondimenti.
Dopo avere cliccato sul link seleziona Business Starter e procedi all’acquisto per definire la tua prima casella email. A un certo punto Google ti chiederà se hai già un dominio e dovrai dire che lo possiedi già.
inserendo il tuo dominio dovrai seguire le istruzioni passo passo per configurare tutto correttamente ma, come ho detto, è importante che tu lo sappia fare e abbia una certa dimestichezza con queste tematiche perché altrimenti, se non è il tuo campo, è meglio che lo faccia fare a qualcuno di competente che sia in grado di comprendere tutti i tecnicismi.
Perché questa è la migliore casella email a pagamento
La ritengo la migliore perché
- ti da 30Gb di spazio a disposizione
- ti da accesso a tutto l’ecosistema di Google
- ti da accesso a Google Drive
- ti da accesso a Google Docs che è come avere Microsoft Office ma compreso nel prezzo
- nei 30Gb potrai anche fare il backup delle tue foto
- hai il supporto di Google per qualsiasi problema
- è semplicissima da creare come hai visto
- hai dominio e casella o caselle email fatturate da un unico fornitore
- i prezzi sono chiari e trasparenti e senza sorprese